مدیریت دانش، چیزی فراتر از ساختاردهی به دانش، اطلاعات و قابل دسترسی کردن آنها است
مصاحبه جناب آقای مهندس شهامی معاون محترم توسعه مدیریت و منابع
سوال:
جناب مهندس شهامی با سلام لطفا نظر خود را در مورد مدیریت دانش بفرمایید؟
جواب:
در مورد مدیریت دانش آنچه به ذهنمان می‌رسد وجود منابع غنی دانشی و ضرورت توجه و مدیریت آنهاست، ما امروزه با مفهوم دانش، مراحل تکامل، مزیت‌ها، اهداف، چالش‌ها، مراحل پیاده‌سازی و هر آنچه نیاز است آشنا هستیم و مدیریت دانش مقوله‌ای جدا و کاربردی است. در حالت کلی به اطلاعات کسب شده فرد در یک سازمان از طریق آموزش و تجربه دانش می‌گوییم که این اطلاعات هم، از داده های خامی به دست می آید که برای انتقال مفهومی خاص در کنار هم قرار گرفته اند.
سوال:
جناب مهندس با این تعریفی که ارائه نمودید لطفا بفرمایید دانش در نگاه مدیریت دانش چگونه خواهد بود؟
جواب:
جالب است بدانید دانشمندان، محققین و حتی فیلسوفان، از دیدگاه‌های مختلف ده ها دسته بندی برای دانش ارائه کرده اند. مثلاً از دید مالکیت فردی (فردی، گروهی و سازمانی)، از دید قابلیت بیان و انتقال (ضمنی و آشکار)، از دید ماهیت (مفهومی و فرآیندی). هیچ کدام از این نوع دسته‌بندی‌ها اشتباه نیست و هر کدام از این ها باید در جای خود به‌کار گرفته شوند. ولی موضوعی که برای بنده اهمیت دارد نگاه کاربردی به دانش موجود در سازمان‌هاست، در این زمینه با دانش ضمنی سروکار داریم که معمولاً از طریق تجربه به دست می آید و به صورت شهودی درک می شود در نتیجه بیان و تدوین این نوع دانش، کمی چالش برانگیز است. ما در استانداری و فرمانداریهای تابعه به‌دنبال انتقال تجربیات هستیم ولی انتقال و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات به دیگر افراد در دانش ضمنی سخت‌تر است. این نوع دانش، از طریق تجربه و در طول زمان در افراد ایجاد می‌شود و عملاً تبدیل آن به دانش آشکار یا ممکن نیست یا توجیه اقتصادی ندارد. اما ما در تلاش هستیم بهره‌گیری از تکنیک های دانشی و فراهم کردن بستر و شرایط معینی، موجب تقویت و انتقال دانش ضمنی کارکنان به یکدیگر شویم، یعنی ما نمی‌توانیم دانش را همچون اشیاء بی‌جان تصور کنیم بلکه دانش در بین کارکنان و در روابط اجتماعی آنها جریان دارد و کار ما هم بسترسازی و هدایت این دانش موجود در استانداری است. بدین سبب استان زنجان یکی از استانهایی است که مدیریت دانش در آن پیاده سازی شده و در فعالیت های صورت گرفته تا کنون موفقیت آمیز بوده اما باید تلاش بیشتری صورت گیرد.
سوال:
جناب مهندس شهامی این دانش ضمنی را که حضرتعالی توضیح دادید از نظر خبرگان و دانشمندان همگام با دانش آشکار مطرح شده است، به نظرتان ما چگونه می‌توانیم توازن مناسبی در بین اینها ایجاد نماییم؟
جواب:
معمولاً دانش آشکار را نوعی از دانش می دانیم که علی رغم شباهت به دانش ضمنی، قابلیت مستند شدن را دارد.
البته تدوین دانش ضمنی سخت، ولی شدنی است، در اغلب اوقات امکان پذیر و دارای توجیه اقتصادی است.
مثالی بزنم : یک آشپز خبره می تواند بخش مهمی از دانش ضمنی خود را (نحوه پخت غذایی خاص) در یک دستور پخت کامل بنویسد. هر قدر نگارش این دستور پخت کامل، با دقت بیشتری انجام شود طبیعتاً جزییات بیشتری از دانش آشپز در آن گنجانده می شود. پس دانش آشکار، دانش ضمنی کدسازی شده است به این معنی که می توانیم آن را مطالعه کنیم و به سرانجام برسانیم. همچنین ضرورت نگهداری و مدیریت دانش آشکار نیز نیازمند استقرار سیستم مدیریت دانش است. دانش آشکار شناخته‌شده‌تر از انواع دیگر دانش است. ما بیشتر دنبال این نوع دانش هستیم که برای حفظ سرمایه های دانشی در سازمان ها و انتقال دانش به کارکنان جدید بسیار مفید است. ما این نوع دانش را به‌راحتی می توانیم در سازمانی که هستیم مستندسازی نماییم و در دسترس کارکنان خود قرار دهیم، پس باید در مرحله اول تلاش نماییم دانش ضمنی موجود را به دانش آشکار تبدیل نماییم. بطور مثال (دستورالعمل ها، اسناد و …).
سوال:
جناب مهندس شهامی لطفاً بفرمایید در سیستم مدیریت دانش؛ جایگاه منابع انسانی یک سازمان چگونه باید باشد؟
جواب:
چند سال بعد از شکل‌گیری مفهوم مدیریت دانش، مرحله دوم تغییر و تحول شروع به شکل‌گیری کرد. در این زمان بود که مشخص شد به‌کارگیری صرف فناوری‌های جدید برای فعال کردن موثر اطلاعات و اشتراک گذاری دانش، کافی نیست. در این مرحله جای خالی ابعاد انسانی و فرهنگی مدیریت دانش مشخص شد. در مرحله دوم این تفکر که «اگر شما فناوری را ایجاد کنید، کارکنان استفاده می‌کنند». یک تفکر اشتباه تلقی شد. به عبارتی این نوع نگاه، دستوری است و منابع انسانی در این مرحله به اندازه کافی در نظر گرفته نشده‌اند. همین نادیده گرفتن، به‌راحتی باعث شکست این طرز فکر شد و ایرادهای مشابه باعث شد سازمان‌ها برای اجرای مدیریت دانش درصدد تغییر فرهنگ سازمانی باشند. تغییراتی که برای تسهیل و تشویق اشتراک‌گذاری اطلاعات و دانش، بسیار عمده و عمیق بود. سازمان ها متوجه شدند باید در فرهنگ سازمانی علی‌الخصوص روی نحوه پاداش دادن و اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات تجدید نظر کنند و با این اوصاف می‌توانیم بگوییم «مدیریت دانش»، چیزی فراتر از ساختاردهی به دانش، اطلاعات و قابل دسترسی کردن آنها است.
سوال:
جناب مهندس شهامی معاون محترم استاندار با این توضیحاتی که فرمودید لطفا جامع ترین تعریف مدیریت دانش را بیان فرمایید؟
جواب:
با توضیحاتی که ارائه شد مدیریت دانش در جامع ترین تعریف: «دانش جمعی سازمان را کنترل می‌کند و منجر به بهره‌وری بهتر آن می شود». به عبارتی «هر سازمانی که از استراتژی‌های مدیریت دانش استفاده کند، سریع تر به نتایج مطلوب می‌رسند چرا که مدیریت دانش باعث افزایش یادگیری سازمانی، همکاری بین اعضای تیم و در نهایت تصمیم‌گیری سریع تر و بهتر در سازمان می‌شود همچنین فرآیندهای سازمانی مختلف مثل آموزش را نیز آسان می‌کند».
سوال:
جناب مهندس پس مدیریت دانش این طور تعریف شده است: رشته‌ای که رویکردی یکپارچه را برای شناسایی، جمع‌آوری، ارزیابی بازیابی و اشتراک‌گذاری تمام دارایی‌های سازمان را شامل شود، لطفا بیشتر توضیح دهید؟
جواب:
البته این دارایی‌ها ممکن است شامل پایگاههای اطلاعاتی، اسناد، خط‌مشی‌ها، رویه ها و تخصص یا حتی تجربیات ثبت نشده افراد باشند و تنها ایرادی که می‌توانیم به این تعریف بگیریم محدود شدن آن به دارایی های اطلاعاتی و دانشی درون سازمان است. درحالی که مدیریت دانش شامل دارایی‌های خارج از سازمان هم می شود. درست است که از نظر تاریخی ریشه مدیریت دانش به مدیریت در سازمان‌ها برمی‌گردد؛ اما مفهوم مدیریت دانش خیلی گسترده تر از مفاهیم درون‌سازمانی است.
سوال:
معاون محترم استاندار با سپاس از توضیحات ارائه شده، اصلاً چرا مدیریت دانش مهم است؟
جواب:
شاید برای اهمیت مدیریت دانش همین بس که بگوییم می‌تواند توانایی تصمیم‌گیری سریع و چابک‌سازی سازمان را بالا ببرد، البته این اهمیت در جوامع اطلاعاتی امروزی بیشتر خودنمایی می‌کند و نیاز است از روش‌های هوشمندانه و انعطاف‌پذیری هم برخوردار باشیم و توانایی مدیریت بحران‌ها را داشته باشیم و بتوانیم به سرعت اطلاعات جدید را کسب و به نوع‌آوری‌های جدید پاسخ دهیم. بطور مثال مدیریت دانش این اطمینان را به ما می دهد که همه کارکنان به تخصص و دانش کلی سازمان دسترسی داشته باشند؛ این یعنی حضور نیروهای باهوش‌تر در سازمان، نیروهایی که می‌توانند سریع‌تر و آگاهانه‌تر تصمیم‌گیری کنند و در نهایت رضایت مردمی را دربردارد و از طرف دیگر مدیریت دانش می‌تواند به انباشت، ذخیره‌سازی و به‌اشتراک‌گذاری موثر دانش کمک کند. این اتفاق باعث شکل‌گیری فرهنگ سازمانی عمیق‌تری می‌شود که در آن افزایش کارآیی و رضایت کارکنان در اولویت است. همچنین می تواند دانش پیچیده سازمان را ساده و برای استانداری و فرمانداریهای تابعه قابل دسترسی کند. به‌طور مثال به کارکنان اطلاع‌رسانی می‌کند که در گذشته چه پروژه هایی با موفقیت انجام شده و انجام چه روش‌هایی در گذشته باعث بهبود عملکرد و اتخاذ تصمیمات استراتژیک در سازمان شده است. البته از این نکته مهم غافل نشویم که نداشتن سیستم مدیریت دانش بهتر از داشتن سیستم مدیریت دانشی ناکارآمد است.
سوال:
جناب مهندس با این توضیحاتی که دادید پس چه اتفاق‌هایی منجر به استفاده از راهکارهای مدیریت دانش می‌شود؟
جواب:
احتمالاً منظورتان این است که سازمان‌ها به‌واسطه چه اتفاق‌هایی تصمیم می‌گیرند مدیریت دانش را در مجموعه خود به‌کار ببرند. برای نمونه وقتی که موعد بازنشستگی برای کارکنان کلیدی فرا می‌رسد و نیاز است دانش آنها قبل از خروج کسب و به سازمان منتقل شود. البته در این مورد حتماً زمان کافی برای کار وجود داشته و مرحله مهم‌تر زمانی است که سازمان استخدامی‌های جدیدی دارد که نیازمند آموزش هستند این دو مورد از رایج‌ترین دلایل برای شروع فرآیند مدیرین دانش است. فرآیندی که مزایا و ارزش زیادی به همراه دارد و تحقیقات علمی هم این مزایا را تایید می‌کنند. این تحقیقات نشان می‌دهند که مدیریت دانش به شکل مثبتی بر ظرفیت‌های پویا و عملکرد سازمانی تاثیر می‌گذارد.
سوال:
جناب مهندس شهامی در خاتمه بحث لطفاً بفرمایید فرآیند اجرای مدیریت دانش بهتر است چگونه باشد؟
جواب:
برای شروع نیاز است از سازمانی وظیفه‌محور تبدیل به سازمانی فرآیندمحور شویم. لذا ما نیازمند استراتژی‌هایی برای ایجاد فرآیندهای کارآمد و یا حتی ترکیب آنها هستیم. همچنین باید دانش موجود و در دسترس سازمان خود را شناسایی کنیم. بعد لازم است دانش موجود در سازمان را تفکیک و دسته‌بندی نماییم و کشف کنیم که چطور می‌توانیم با انتشار این اطلاعات، ارزش بیشتری در سازمان تولید نماییم. پس با توجه به اهمیت فرآیندها، در این بخش باید روی چیستی فرآیندهای مدیریت دانش تمرکز کنیم که این محور خودش چندین مرحله است، از جمله هر سازمان دارای منابع زیادی از دانش است -جمع‌آوری اطلاعات و داده‌های موجود باعث شکل‌گیری دانشی می‌شود که فرآیندهای آینده بر اساس آنها ساخته می‌شوند- ارزیابی و سازماندهی نیز بخش مهمی از فرایند مدیریت دانش است چرا که بدون آن دانش سازمان نظم و ساختار نخواهد داشت. در اکثر سازمان‌ها اجرای فرآیند مدیریت دانش را تنها تا مراحل گردآوری، به‌اشتراک‌گذای و ارزیابی، می‌بینیم و این در حالی است که خلق دانش یکی از مهم‌ترین موارد در اجرای فرآیند مدیریت دانش است و در انتها به این مطلب اشاره‌ای داشته باشم که مهم‌ترین هدف مدیریت دانش این است که مدیریت دانش به خودی خود هدفی ندارد و تنها هدف آن این است که ما را به اهداف‌مان برساند.
با سپاس که وقت گرامی‌تان در اختیار ما گذاشتید.